Genelde eğitim ihtiyaçları beş farklı şekilde belirlenmektedir. Birincisi görev ve eğitim haritası çıkarılmaktadır. Her bir pozisyonda yer alan kişilerin o pozisyonun yeterliliklerini yerine getirmesi için alacağı eğitimlerin neler olacağının tarifidir.

Sonrasında bu eğitimleri işe girişinden itibaren hangi zaman aralığında alacağı belirlenmelidir.  Örneğin muhasebe müdürü pozisyonundaki bir kişi işe girdiğinden itibaren ilk 2 ile 6 ay arası genel muhasebe, 5 ile 10 ay arası maliyet muhasebesi eğitimi alacaktır tanımının yapılmasıdır.

İkincisi çalışanın yöneticisi öngördüğü eğitimlerdir. Şirketin eğitim kataloğundan teknik ve bireysel gelişimi için uygun gördüğü eğitimleri talep etmesidir. Üçüncüsü çalışanın kendi teknik ve bireysel gelişimi için şirketin oluşturmuş olduğu eğitim kataloğundan kendisi için uygun olan eğitimleri seçmesidir.

Dördüncüsü ise insan kaynakları belli dönemlerde çalışanların görüşlerini ve ihtiyaçlarını almak için eğitim ihtiyacı belirleme anketi düzenlerler.  Anket sonucuna göre uygun gördükleri eğitimleri kataloğa ekleyerek talep eden kişilerin eğitime katılımını sağlarlar. Beşincisi ise performans değerlendirmesi sonucunda ortaya çıkan eğitim ihtiyaçlarıdır.

Eğitim planlaması nasıl yapılmalı?

İlk önce eğitim türleri belirlenmelidir. Ana başlıklar olarak teknik eğitimler, yönetsel eğitimler, kişisel gelişim eğitimleri diye belirlenebilir. Sonrasında eğitimler için konu başlıkları belirlenmelidir. Belirlenen her bir konu başlığı eğitim türlerine göre katagorize edilmelidir.

Görev eğitim haritasına göre alınması gereken eğitimler, kişinin kendisinin ve yöneticisinin talep ettiği eğitimler ve eğitim ihtiyacı belirleme anketine sonucunda belirlenen eğitimlere göre yıllık eğitim kataloğu oluşturulur.

Kataloga göre katılımcıları belli olan eğitimlerin maliyetine göre, kaç oturumda düzenlenecek, eğitimcisi hangi kurum veya eğitmeni  kim, tarihleri ne olacak ve her bir oturumun katılımcısı kimlerden oluşacak bilgilerine göre planlaması yapılır.

Katalogda yer almayan ihtiyaca yönelik eğitim taleplerinde ayrıca yeni oturumlar düzenlenebilir. Her bir oturum için katılımcılara  eğitime katılım daveti gönderilir. Aynı davet bilgilendirme amaçlı kişinin bir üst yöneticisine de gönderilmelidir.

Bu daveti gönderirken çalışanın eğitim katılım tarihleri başka eğitimlerle ve izinleri ile çakışmadığına, ilgili eğitimi daha önce alıp almadığına dikkat edilmelidir.

Davet gönderilen kişilerden katılım onayı beklenmelidir. Mazeretinden dolayı katılamayacakların mazereti alınıp, bir sonraki uygun oturum için planlaması yapılmalı ve kendisi bilgilendirilmelidir.

İşe yeni başlayan kişiler için oryantasyon (işe başı eğitimi) kurumlarda önemlidir. Oryantasyon eğitimleri için ilgili kişinin oryantasyon eğitimlerini kimler yapacak ise oryantasyon takvimi çıkartılmalıdır.

Takvimde yer, tarih, saat ve eğitimci olmalıdır. Hazırlanan oryantasyon takvimi eğitimcilerle paylaşılmalı ve takvim onayı alınmalıdır. Onayı alınan eğitimcilerden sonra oluşturulacak final takvim katılımcı ile paylaşılmalıdır.

Eğitim sonrası kişiyi değerlendirmek için kolay, basit ve anlaşılır değerlendirme anketi hazırlanmalıdır. Oryantasyon eğitimini düzenleyecek her bir eğitimciden kişiyi değerlendirmesi istenmelidir. Sonuçlara göre yeterli görülmeyen eğitimlerin tekrarı yapılmaldır.

“Eğitim ihtiyacı = Olması gereken sonuçlar – Mevcut sonuçlar” çok basit bir denklemdir. Peki şirketimizin eğitim ihtiyaçlarını planlamak için yeterli mi? Daha kapsamlı formül ve çözümler neler olabilir?

Eğitimler gerçekleştirdikten sonra eğitimin işe katkısının ölçülmesi ile ilgili geri bildirimler eğitimin hedefine uygun olup olmadığını gösterecektir. İlk geri bildirim eğitim tamamlandıktan sonra katılımcı tarafından eğitim ve eğitimci değerlendirme anketi, eğitmen de katılımcıyı değerlendireceği anketlerin düzenlenmesidir.

İkinci geri bildirim ise eğitimin işe katkısının bir üst yöneticisi tarafından değerlendirilmesidir. Uygulanan genel yöntem eğitim tamamlandıktan sonra belli sürenin geçmesi beklenir. Bu süre 6 ile 9 ay arasında bir süredir.

İlgili süre sonrasında yöneticisine eğitimi alan kişi ile ilgili almış olduğu eğitimin işe katkısını ölçmek için anket gönderilir. Anket sonucuna göre çalışan yeterli değil ise aynı eğitimin tekrarı için planlama yapılmalıdır. Anketler düzenlenirken açık uçlu sorular yerine anket sonucunda değerlendirme notu hesaplanmasına yönelik seçenekli soruların olmasına dikkat edilmelidir.

 Poldy.Net’in sunduğu Eğitim Talep ve Planlama modülü ne gibi üstünlükler sağlar?

Poldy Eğitim takibi modülü insan kaynaklarındaki admin kullanıcıların kullandığı sayfalar ile web üzerinde çalışan ve yöneticilere açılan sayfalardan oluşmaktadır. Admin kullanıcılar eğitim tanımlarından, planlaması, değerlendirmesi ve raporlaması ile ilgili tüm süreçleri sistemde takip etmektedirler.

Çalışan ve yönetici sayfaları her bir kullanıcı sisteme giriş yaptıklarında kendilerine ait eğitimleri görmekte ve işlemleri yapmaktadırlar. Ayrıca admin kullanıların yapmış oldukları tüm işlemlerle ilgili bildirimler çalışan ve yöneticilere mail olarak bildirimleri sistem tarafından otomatik olarak gönderilmektedir.

Eğitim sonrası düzenlenen anketler sistem tarafından yapılması sağlanmaktadır. Ayrıca kişinin almış olduğu eğitimin işe katkısını ölçmek için sistem belirlenen sürenin sonrasında çalışanın yöneticisine otomatik olarak değerlendirme anketi doldurması için gerekli sayfalar ile bilgilendirmeyi mail olarak göndermektedir.

Ayrıca detaylı raporlama yapılabilmektedir. Kişinin katılmış olduğu eğitimler, yıllık eğitim takvimi, eğitime katılanlar, kişi başı eğitim saati ve maliyeti en başta gelen raporlar arasındadır.

Poldy sistemi ile tüm eğitim süreçleri yazılım üzerinden belirlenen akışlara göre sağlanmaktadır. Asıl amaç tüm süreçleri takip etmek ve sonuçları ölçebilmektir. Ölçmediğiniz bir işi yönetemezsiniz. Poldy süreçleri yönetmek için kullanılan güçlü bir araçtır.

makele: Kadri Demir

Sektörüm Dergisi 77. Sayı