İK yönetimi bir şirket için hangi aşamadan itibaren ihtiyaç / zorunluluk halini alır?

İK yönetimine geçiş kurumsallığın bir göstergesidir. Şirket kurumsal bir yapıda süreçlerini takip etmek istiyorsa İK gereklidir. Çalışanların görev tanımları ve her bir görevde yer alacak kişilerde olması gereken yeterlilikler İK sistemine geçiş için başlangıçtır.

Kurumun hedef ve misyonunu göre şirket stratejileri oluşturulmalıdır. Bu stratejilere paralel olarak kurumun organizasyon yapısına uygun insan kaynakları fonksiyonları dahil edilmelidir.

Fonksiyonlar çalışan ve çevreye yararlı olacak şekilde, kanunlara uygun, en üst düzeyden en alt birimdeki çalışana kadar uygulanabilir, etkin, kurumun verimli yönetilmesini sağlayan çalışma şekillerini ve süreçlerini içermelidir.

Şirketlerde kurumsalaşma birlikte üst yönetim ile çalışanlar arasında köprüye ihtiyaç vardır. Bu iletişimi en güzel yapacak olan insan kaynaklarıdır. Bununla birlikte insan kaynakları bölümleri çalışanların işe girerken ilk gördükleri ve işten ayrılırken son gördükleri kişi olmamalıdır. Teknoloji yardımı ile İnsan Kaynakları bölümleri çalışanlarla ilgili bilgileri toplayarak ve üreterek kurumsal veri tabanı oluşturmalıdır. Tüm süreçleri sayısal olarak raporlayacak alt yapıda ayrıca kurulmalıdır.

İş yasası ile birlikte gelen zorunluluklar iyi yönetilmelidir. 2 ay deneme süresi veya 6 ay içerisinde iş güvencesine kapsamına girmeden devam edilmesi düşünülmeyen çalışanlarla  kanuni süreçler içerisinde yollar ayrılmalıdır.

 Kaç çalışanı olan şirketler personel yönetiminden İK yönetimine geçmeli?

Her bir şirketin organizasyon yapısı, organizasyondaki görev tanımları, ücretlendirme sistemleri, işe alım politikaları, norm kadroların oluşturulması, çalışanların eğitim gelişim süreçleri ve performans değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi gibi süreçler şirkette planlanıyor ise personel yönetiminden İK yönetimine geçiş düşünülebilir.

Bu sayı normal ortalama olarak 50 kişi, yasal zorunluluğun getirdiği bir takım şartları yerine getirilmesinin takibi yapılmak isteniyor ise 30 kişi olacaktır. Kurulacak yapı şirket için basit, anlaşılır ve şeffaf olmalıdır.

 Yeni kurulan şirketlerin İK yönetimine girişi nasıl olmalı?

Genel olarak insan kaynakları süreçlerinde operasyonel çok fazla işlem yapılmakta olduğu, kısmen yönetimsel ve stratejik süreçlere çok daha az zaman, kaynak ayrıldığı görülmektedir. Hedef, etkin ve verimli insan kaynakları yönetimi ile günlük operasyon işlemlerinin azaldığı, stratejik insan kaynakları yönetiminin maksimum olduğu bir süreç olmalıdır.

İnsan Kaynakları yönetiminde işe alımdan, işten çıkışa kadar ki süreçte stratejik rol oynamasını hedeflenmektedir. İK departmanı çok fazla operasyon işe ilgilenmekten çıkıp, bilgiyi sunan ve süreçlere göre yöneten departman haline getirilmelidir.

Bu süreçlerin otomasyona geçirilmesi büyük kazanç ve verimlilik sağlayacaktır. İşe girişte hazırlanan iş akitlerinden, çıkıştaki ibranamelerin, tebligatların ve konsolosluklara verilen referans mektupları standart hale getirilmeli ve bu evraklar otomasyon tarafından kolaylıkla hazırlanarak küçük bir arşiv sistemi oluşturulabilir.

Küçük şirketlerde İK yönetimine ilişkin önerileriniz nelerdir?

Kurumsallaşmak ve verimlilik için, şirket strateji ve hedeflerine uygun insan kaynakları süreçleri geliştirilmeli ve otomasyon ile desteklenmelidir. Otomasyona taşırken kurumsal hafızayı oluşturmalı ve süreçler rakamları ile ölçülecek hale getirilmelidir.

Bu bağlamda hızlı karar verebilmek için tüm bölümlerde oluşan çıktıların sayısal hale getirilmesi önem kazanmaktadır. Nasıl üretim, satış ve pazarlama gibi bölümlerde ay sonu rakamlar sayısal ise, insan kaynaklarını etkin yönetmek için de değerleri sayısal hale getirmeliyiz. Ölçemediğiniz herhangi bir şeyi yönetemezsiniz.

Ayrıca otomasyon kullanımı ile birlikte bilginin hazırlanması, değerlendirilmesi ve raporlanması son derece hızlı yapılır hale gelmektedir. Örneğin çalışanlarınıza ait bordro düzenleyecekseniz, personel devam kontrol sistemleri ile çalışanlarınızın işe giriş ve çıkışında okuttukları kartların oluşturdukları hareketleri kullanarak ay sonu bordrolarını çok kolay hazırlamakta ve devlete bildirimlerini e-bildirge yardımı ile online olarak yapabilmektedir.

 Sektörüm Dergisi 73. Sayı