Dijitalleşme başlamadan önce şirketler işe alım sürecinde adeta başvurular tarafından boğuluyorlardı. Her başvurunun tek tek incelenmesi, doğru kriterlere uygunluğunun belirlenmesi oldukça zaman alıcıydı.

Teknolojinin hızla gelişimi ile birlikte değişmekte olan işe alım süreçleri yapay zeka uygulamaları ile dönüşüme uğramaktadır.

Yapay zeka işe alım sürecine ilk olarak filtreler ile adım attı. Basit filtreleme algoritmaları sayesinde adaylar saniyeler içerisinde belirlenen kriterlere göre (mezun olunan okul, iş ve sektör tecrübesi, yurt dışı deneyimi vb.) ayrılabilmeye başlandı.

Sistem o kadar yol katetti ki adayların sosyal medya hesaplarındaki bilgilerden yola çıkarak, başvuru inceleme sistemini de sürekli güncel tutabiliyor. Hatta adaylara otomatik olarak e-postalar göndererek, adayların Facebook sayfalarına reklam ekleyerek başvuruları sürekli teşvik edebiliyor.

Yine de filtreleme algoritmaları içinde bulunduğumuz teknoloji çağı için çok ileri bir seviye sayılmaz. Yapay zekanın asıl üstün yönleri mülakat aşamasında karşımıza çıkıyor.

Yapay zeka algoritmaları tarafından oluşturulmuş chatbotlar artık mülakatlarda kullanılmaya başlandı. Chatbotlar için; kişiyle genellikle belirli bir senaryo üzerinden iletişim kuran, sorular soran ve aldığı cevaplara göre konuşmayı sürdüren bir yazılım parçası diyebiliriz.

Aslında bir nevi gelişmemiş sanal asistan da denebilir.Sistem işe başvuran adaylarla online bir sohbet başlatıyor ve adayların istenilen seviyede olup olmadığını ölçen ufak bir sohbet gerçekleştiriyor.

Konuşma bittikten sonra ise başvuru izleme sistemine adayla ilgili bir puan kartı ve transkript gönderiyor. Eğer bir aday sistemi etkilemeyi başardıysa, sistem bu sefer bir insan ile mülakat ayarlıyor ve insan kaynakları personelini bilgilendiriyor.

Chatbotların yanı sıra yapay zekanın getirdiği başka bir yenilik ise video mülakat uygulaması. Sistem işe en uygun adayı bulabilmek için mülakatı video kaydına alıp mülakat bittikten sonra, adayların mülakat sırasındaki jestlerini, mimiklerini, ses tonlarındaki değişimlerini ve mikro ifadelerini yapay zeka algoritmaları ile analiz ediyor.

Mesela adayın mülakat sırasında belirli bir konuda yalan söyleyip söylemediğini, kişinin göz bebeklerinin büyüyüp küçülmesinden ya da o anda yaptığı bir hareketten yola çıkarak tespit edebiliyor. Aynı zamanda bu gibi analizlerle, mülakatlarda oluşabilecek ön yargılardan da kurtulmayı hedefliyor.

Yapay zeka teknolojilerinden de sadece işe alım sürecinde değil, İK’nın diğer sorumluluk alanlarında da yararlanılıyor.

Bütün bu yeniliklerin yanında yapay zeka uygulamaları beraberinde bir takım ön yargıları getiriyor. En büyük korkuların başında çalışanların işlerini bilgisayarlara kaptıracağı yer almakta.

Ayrıca yeni teknolojilere adapte olamama da çalışanların bir diğer endişesi. Ancak çalışanlarda oluşan bu korku ve endişe yersiz. İnsan kaynaklarında yapay zeka teknolojilerinin kullanımı ancak, çalışanları eğitimlerle yeni teknolojiler hakkında sürekli bilgilendirerek ve adapte ederek mümkün.

Bu sayede hem çalışanlar yersiz endişelerinden arınmış olacaklar, hem de şirketin kullanacağı yeni teknolojilere uyum sağlayarak verimi düşürmeyecekler.

Yapay zeka üzerine çalışmalar arttıkça, insan kaynakları alanında da ilerlemeler olmaya devam edecektir.

Görüşmek dileğiyle..

Otomasyonun İK üzerindeki etkisi ile birlikte bir İKYS, İnsan Kaynakları fonksiyonlarının etkin çalışması ve İnsan Kaynakları yönetimi üzerinde bir dizi olumlu etki sunmaktadır:

Tutarlılık : İşgücünün tamamı için İK otomasyonunun temel faydalarından biri, otomatik işlemlerin her zaman aynı şekilde çalışmasıdır. Hangi yöneticiyle ya da İK danışmanıyla çalışırsanız çalışın yaklaşım kurumsal süreçlerin sistemsel olup bireysel değişikliklerin ve tutarsızlıkların geçmişte kalmasıdır.

Doğruluk : İyi işe alım kararlarından performans değerlendirmesine, sadece aylık bordronun çalıştırılmasına kadar, İK doğru verilere bağlı olarak süreçleri yürütmektedir. İnsan hatası işte en büyük potansiyel sorunlar arasında yer almaktadır.

Herhangi bir yazılım veya otomatik sistem sadece girilen bilgiler kadar iyidir. Ancak insanlar ve İKYS verileri arasında ne kadar az temas noktası ve manuel işlem oluşturulursa hata yapma şansı çok daha azalacaktır.

Zaman : İK süreçlerinin otomasyona geçirilmesi ile birlikte, sıradan ve tekrarlayan işler, İK personelinin asıl yapması gereken daha karmaşık, insan gerekli sorunları ele almasına imkan verecektir. İK asıl yapması gereken işleri yapıp operasyon için harcadığı zamandan kazanacak ve burada harcadığı süreci yazılıma devredecektir.

Maliyet : Yukarıdaki iki etki, sırayla, İK bütçelerinizi ve genel giderlerinizi etkilemektedir. Daha fazla verimlilik ve hassasiyet, maliyet tasarrufu anlamına gelir. Kurumun ihtiyacına göre oluşturulacak standart raporlar düzenli olarak alınabilir. Böylece maliyet kontrolü yapılabilir. Varsa alınması gereken yönetsel önlemler kolaylıkla görülür ve gereken aksiyonlar alınabilir.

Daha iyi güvenlik ve uyumluluk : Bir sunucuda depolanan veriler, bir kağıt sisteminden daha güvenlidir. Güvenlik ihlallerine (kasıtlı veya kazayla) karşı koruma alınması mümkün olup hassas bilgilerin tutulması için yetkilendirme yapmak mümkün olabilmektedir.

Hatırlatıcı ve bildirimler : Otomatik hatırlatıcılar ve diğer programlanmış eylemler, kurumunuzdaki zorunlulukları ve yasal süreçlere uyulmasına yardımcı olabilir. Örneğin 2 ay deneme süresi yaklaşanlar, 6 ay gelmeden iş güvencesi kapsamına girecekler, 1 yıl dolmadan kimler kıdem tazminatına hak kazanacaklar hatırlatmasını ve buna benzer bildirimler sistem tarafından yapılabilecektir.

Dijital kurumsal hafıza : İKYS tarafından kurulacak otomasyon ile şirkette dijital hafıza oluşturulacaktır. İK departmanındaki çalışan sirkülasyonundan dolayı oluşacak kişilerin hafızalarındaki bilgiler çalışan ile birlikte gitmeyip hepsi sistemde tutulmasına imkan verilecektir. Kişi bağımsız tüm kurumsal hafıza İKYS ile birlikte yazılım üzerinde arşivlemesi yapılacaktır.

KVKK  : 6698 sayılı Kişisel verilen korunması kanunu 7 Nisan 2016’da yürürlüğe girmiştir. Bu kanunla birlikte kurumlara yasal yükümlülükler gelmiştir.

Kurumlarda insan kaynakları bilgileri kişisel veri kapsamında değerlendirilmektedir. Oluşturulacak prosedürlere göre silinmesi gereken veriler zamanı geldiğinde gerekli kontrollerden sonra silinebilecek ve kanuna uygun prosedürler işletilebilecektir.

Kurumlar günümüzdeki büyüklükleri ne olursa olsun kıyasıya rekabette İnsan Kaynaklarının önemini fark etmelidir. Otomasyona geçişle İKYS kurmalı ve bunu da yazılımlar ile desteklemelidirler. Ölçemediğiniz işi yönetemezsiniz.

Gelecek sayıda görüşmek dileğiyle…

Uzun süredir iş dünyasındaysanız, pazarda hızla değişen trendlerin ve şartların farkında olacaksınız. Bu nedenle şirketler kendilerini güncellemek zorundadır ve bunun için en iyi yöntemlerden bir tanesi de e-öğrenmedir.

Günümüzde şirketler, çalışanlarının bilgi ve becerilerini geliştirme ve aynı zamanda işlerini kaçırmamalarını konusunda isteklidirler.

Kurumsal öğrenmenin temel amacı, her çalışanın, bir kuruluşun faaliyetlerini sürdürmesine izin verecek herhangi bir işlemi yürütmek için gerekli bilgi ve uzmanlığa sahip olmasını sağlamaktır.

Temel olarak, kurumsal eğitim bilgi aktarımına odaklanır. Atölyeler ve konferanslar, iş için pahalı olsa bile  eğitim sürecinin önemli bir parçasıdır. Uzaktan eğitim, eğitim sürecini uygun maliyetli ve üretken kılar. Eğitim maliyetlerini ciddi oranlarda düşürmektedir.

Özellikle konaklama, eğitim yeri ve ulaşım maliyetlerini yok sayılacak seviyeye indirmektedir. Bu yöntemle çalışanlarınız ister şirket içinde olsun, ister şirket dışında olsun çalışanlara kısa sürede eğitim verilebilmektedir.

Katılımcının ve sunumu yapacak eğitimci veya yöneticinin sadece internete bağlı olarak, 7×24 ve dünyanın her yerinden oturuma katılmaları mümkün kılınmaktadır.

• Katılımcı konuyu öğrenene kadar, kendi öğrenme hızını kendisi ayarlayarak zaman sınırlaması olmadan konu üzerinde çalışabilir ve tekrarlar yapabilir.
• Kişi kendini en rahat hissettiği zaman ve mekanda konuyu öğrenebilir
• Öğrenim faaliyetini daha zevkli hale getirebilir.
• Hızlı değişen koşullara göre öğrenim materyalleri kısa sürede güncellenebilir.
• Öğrenci kendi kendine testler yaparak bilgi seviyesini sınayabilir.
• Kişinin tüm öğrenim faaliyetleri raporlanabilir.

Kurumsal öğrenme genellikle hızlı tempolu olmak zorundadır. İş dünyasında zaman paraya eşittir. Yavaş hareket ederseniz, para kaybedeceksinizdir.

Eğitim, verimli sonuçlarla mümkün olduğunca çabuk verilmelidir. Kurumsal öğrenme, çalışanlarının yeni bir beceri setinde ustalaşmalarına yardımcı olmakta ve bu, kariyerlerini şirket içinde ilerletmeleri için önemli araçlardan bir tanesidir.

Kurumsal öğrenme, esasen, dar ve bireysel faydadan ziyade bir kuruluş için anında faydalara dönüşen pragmatik olan konulara odaklanır.

Bir kuruluşun sorunsuz çalışması ve kurumsal eğitimin ilerlemesi ve gelişmesi için eğitime ihtiyaç vardır.

Kurumsal bir işletme, yatırımların yatırım getirisini periyodik olarak hesaplamak zorundadır ve öğrenme de buna bağlıdır.

Bağlam eğitimsel olduğunda yatırım getirisini hesaplamak zordur. Öğrenmenin etkilerini yalnızca belli bir süre sonra ölçebilirsiniz.

İyi uygulanmış bir Öğrenme Yönetim Sistemi (LMS) ile, çalışanlarınızın gelişimini görmek ve izlemek kolaydır. Bu, çoğu zaman çalışanlarınızın  alması  gereken zorunlu eğitimlerin takibi için önemli olabilmektedir. Böylece çalışanlarınızın eğitime katılıp katılmadıklarının takibi yapılabilmekte ve gerektiğinde kanıt olarak kullanılabilmektedir.

Mevcut ekonomik koşullar sürekli değişirken  rekabet her zamankinden daha fazla artmaktadır. e-öğrenme, iş dünyasında kurumsal eğitimin önemli bir parçası olmaya başlamıştır. Bu yeni öğrenme yöntemi zaman, para ve çaba tasarrufu gibi birçok avantaja sahiptir.

Gelecek sayıda görüşmek dileğiyle..

Dijital İK Stratejisi Nedir?

Geleneksel modelde, belirli iş sorunlarını çözmek için İK teknolojileri uygulandı. Örneğin, bir başvuru takip sistemi ile toplu işe alım işlemlerinin hızlı yapılmasına yardımcı olabilmekte, şirketlerdeki self-servis uygulamaları çalışanların kendi kendine hizmeti İK’nın iş yüklerini
azaltabilmektedir.

Bu sistemler bilgiye hızlı erişimi sağlayarak zaman kazandırmakta ve çalışanların İK süreçlerine katılımını sağlayan araçlar olarak verimliliği arttırmaktadır. Bununla birlikte, iyi düşünülmüş bir dijital İK stratejisinin yokluğunda, bunlar veri tabanlarında bulunur ve işletmeye büyük bir değer katmazlar.

Dijital bir İK stratejisi ise, belirli sorun alanlarını belirtmeden işyerine kuşbakışı ile bakılmasını sağlar. Farklı İK araçlarının birlikte sorunsuz bir şekilde entegre çalıştığı ve günlük operasyonların ötesine geçen ideal bir çalışma şekline ulaşılması gereken durumu öngörmektedir.

Başlangıçta düşük katılım oluyor gibi zorluklarla karşılaşıldığında buna tepki vermek yerine, dijital bir İK stratejisi ile proaktif olarak besleyici bir çalışma ortamı yaratılmalıdır.

Bu aynı zamanda dijital olarak bir işveren markası oluşturulması için temel sağlayacak ve İK’yı değer üretme merkezi olarak konumlandırılmasında rol oynayacaktır.

Dijital İK Stratejisi Uygulamak İçin İhtiyacınız Olan 3 Şey

Bu bir uçtan uca dönüşüm süreci olduğu için, kuruluşların dijital İK stratejilerini uygularken sağlam bir temele ihtiyaçları vardır. Bunları aşağıdaki ana başlıklarda görebiliriz.

• İş Süreçleri ve Departmanlar Arasındaki Tutarlılık:

İK departmanları sıklıkla bağımsız departmanlar olarak çalışırlar. Örneğin, işe alım verileri bordro ekibi ile paylaşılmayabilir ve performans yönetimi personel departmanından bağımsız olarak çalışabilir.

Bu, 360 derecelik bir dijital İK stratejisinin uygulanmasını engelleyerek veri alışverişini zorlaştırır. Bu nedenle, standardizasyon, rol yapılandırması ve hesap verilebilirlikle desteklenen tutarlılık ilk adımdır.

• Süreç Entegrasyonu ve Dijital Süreklilik:

Dikey ve yerel tutarlılık sağlandıktan sonra, şirketler İK süreçlerini entegre etmeye devam edebilirler. Bu, çalışanların yaşam döngüsündeki bir aşamadaki verilerin, diğerini yöneten
paydaşlara sunulacağı anlamına gelir.

Örneğin performans verileri ile yeni işe alımları değerlendirmek, işe alım kalitesini ve işletme karlılığını artırmak için kullanılabilir. Entegrasyon, bunun gibi dijital İK stratejisi hedeflerine ulaşmanın anahtarıdır.

İK Analitiklerinin Uygulanması: Başarılı bir dijital İK stratejisinin sağlanmasındaki son adım analitiklerin yayılmasıdır; bu dört aşamada gerçekleştirilmelidir: temel gösterge tabloları, raporlama yetenekleri, insan analizleri ve sonuç tahmine dayalı modeller.

Analitiklerin kuruluş büyüdükçe farklı ve dinamik gereksinimleri karşılayacak şekilde revize edilmesi İK stratejilerinin kapsamını genişletecektir.

Modern örgütlerin İK gündemini açıkça belirtmeleri, bu hedeflere ulaşmalarına yardımcı olacak teknolojiler bulmaları ve İK ile bir bütün olarak işletme arasında yakın bir bağlantı olmasını sağlamaları gerekir.

Bu, bir dijital İK stratejisinin sadece göstermelik bir “inovasyon projesi” değil, gerçek örgütsel çıkarları artırmanın bir yolu olmasını sağlayacaktır.

Gelecek sayıda görüşmek dileğiyle…