Uzun yıllar boyunca Ar-Ge’nin apayrı bir işlevi olduğu, kapalı bir yapı içerisinde bilimsel ve teknik çalışmaları kendi içinde yürüttüğü, genel bir görüş olarak kabul edilmiştir. Ancak günümüzde başarılı buluşlar, araştırma çalışmalarına başından beri katılan pazarlama, üretim ve finansman departmanlarındaki kişilerden oluşan karma ekipler tarafından ortaya çıkarılmaktadır.
Yeni ürünlerin piyasaya sürülmesi konusunda zamanlama önemli bir ölçüttür. Bir firmanın büyük giderler yaparak geliştirdiği ürünü tam piyasaya sunacakken; başka bir firmanın bu alanda gelişmiş çok fonksiyonlu ürünlerle girmesi durumunda bütün çabaları boşa çıkarabilmektedir.
Basit bir örnek olarak; sadece çıktı alan yazıcılara rakip olarak yazıcı, fotokopi, faks gibi işlevleri bir arada sunan ürünlerin piyasaya çıkması, yenilikçi olmayan ve piyasaya yetişemeyen firmaları elimine edecektir.
Diğer yandan, bazı sektör birimlerinde çok uzun Ar-Ge çabaları, çok büyük harcamalarla yürütüldüğü halde başarısızlıkla da sonuçlanabilmektedirler.
İsviçre’nin dev ilaç firması “Hoffmann-La Roche”un araştırmaya ayırdığı bütçenin araştırma literatüründe bir benzeri pek yoktur.
Firma 1960 yılından beri yüksek miktarda kaynağı Ar-Ge olarak harcarken önemli bir yeni ürün geliştirememiştir. Aynı şekilde Almanya’nın dev elektrik-elektronik firması “Siemens” hem kaliteli, hem de yüksek bütçeli araştırmaları ile bilinmekte iken; piyasayı sarsacak nitelikte yeni sayılabilen bir ürün geliştirememiştir.
Günümüzde araştırma-geliştirme laboratuvarları, kendi ayakları üstünde durabilen işletmeler haline gelmiş hatta başka firmalar adına belli bir ücret ve bütçe karşılığında araştırma-geliştirme yapabilir duruma gelmiş bulunmaktadırlar. Bu işlemleri yürütmek için de firmaların teknoloji yöneticilerine ihtiyacı vardır.
Teknoloji yöneticisi teknoloji potansiyeline dayalı olarak teknoloji ve üretim strateji ileri oluşturabilmeli, firmanın hedeflediği sonuçlara ulaşabilmek için gerekli olan teknik işlemleri tanımlayabilmeli ve satın alabilmelidir.
Ar-Ge yöneticileri, her yeni üretim önerisini; üretim olanakları, finansman ve muhasebe yönünden tam olarak incelenmiş ve akılcı bütçe çerçevesinde planlamalıdırlar. Göreceli olarak daha pahalı sağlanan ve firma üretim olanaklarını aşan finansal durumları proje çerçevesinde iyi yöneten bir finans yönetimi ile yürütmek durumundadırlar.
Bu grup gereksinimlerin; belirlenen parça, malzeme ve ekipmanların listelerinin gerekli miktardaki örneklerini alternatif firma ve satıcılara göndererek elde edilen verileri birlikte inceleyerek “tekno-ekonomik” bir çalışma yapmalıdır.
Teknik şartname ve özelliklere uyan en uygun satıcı firma ve kuruluşlar seçilmelidir. Tekno-ekonomik temel veriler ile satınalma kararlarının alınarak ilgili makine ve gereçlerin kesin siparişlerinin yapılması gerekir.
Uzman kişi ve firmalara, üretimde beklenen performans için gerekli vasıflı personelin ve bunların, özlük hakları, atölye ve fabrikaların yerleşim olanakları için yeni düzenlemelerin maliyet analizleri yaptırılmalıdır.
Ar-Ge bütçeleri, ürün geliştirme, gerekli üretim prosesleri veya süreç teknolojilerinin finansal tasarıları da yapılarak şekillendirilir. Daha sonra bu bütçenin hareketleri planlanan ve gerçekleşme karşılaştırmaları bilgisayar ortamında yönetilir.
Ar-Ge Programları İçin Bütçeler
Şirketin Ar-Ge bütçesinin büyüklüğünü belirlemek için kullanılabilecek sabit bir yüzde yoktur. Her sektör bu yüzde için bir standarda yaklaşıyor gibi gözükse de, belli bir şirket için en uygun fon miktarını temsil edecek bir standart yoktur.
Teknoloji planında verilmiş olan ihtiyaçlar ve şirketin finansal şartları Ar-Ge bütçesinin belirlenmesi için rehberlik edecek faktörlerdir. Teknoloji planı şirketin uzun ve kısa vadeli ihtiyaçlarını yansıttığı için, oluşturulması esnasında eldeki tüm kaynakları yansıtacak şekilde düzenlenmiş olması gerekir.
Eğer yeni mühendislik ve sistem araçlarını geliştirmek veya çevrim planında kısa vadeli ihtiyaçların incelenmesi için hiç fon bırakmayacak kadar büyükse bunun riskinin dikkatle değerlendirilmesi ve uygun bir şekilde planın değiştirilmesi gerekir.
Ar-Ge topluluğunun mümkün olduğunca etkin ve verimli olmaya çalışması her ne kadar önemli ise de, şirketin gerekli kaynakları tedarik etmeden teknoloji geliştirmeye çalışmaması gerekir.
Teknoloji planındaki programlarca Ar-Ge faaliyetleri için yıllık bütçeler belirlenir. Her programın maliyetinin malzemeler, temel tesisler, hizmetler ve personel maliyetlerinin dikkatle değerlendirilmesi ile belirlenmesi gerekir.
Her bir projenin yıllık maliyetini tahmin ettikten sonra geliştirme, araştırma vs. gibi her bir bölümün tüm projelerinin maliyetleri hesaplanır. Tüm projelerle uğraşacak gerekli yeteneklere sahip elde yeterince insan olup olmadığı değerlendirilmeli, eğer yoksa projelerin bir kısmının ihale edebilirliği araştırılmalı, bunların yürütülmesine imkanı verecek bir süre içinde yeni tesislere ihtiyaç duyulup duyulmadığı belirlenmelidir.
Tesisler kiralanabilir mi ya da ödünç alınabilir mi, tasarımların zamanında değerlendirilmesi için test tesisleri mevcut olacak mı gibi sorular sorulmalıdır.
Genellikle bütçelerle alakalı bir karar alınırken önceki yılın bütçesi baz alınır. Bir bölüme işe alınabilecek yüksek kaliteli kişilerin sayısı ya da bir bölümün küçültülmesinin etkisi gibi bir yıl içinde kabul edilebilir büyüme ya da küçülme ile ilgili sınırlar vardır.
Fakat geçen yılın bütçesinin bu yıl için gerek duyulan bütçe için katı bir ölçüt olarak kullanılmaması gerekir. Plan tarafından açıklanan ihtiyaçların gerekli kaynakların belirlenmesi için temel olması gerekir.
Yıllık bütçe sürecine personel maliyetlerinin dahil edilmesi ABD’li ve Japon firmalarının kullandıkları yaklaşımlardaki çok ilginç bir farklılığı vurgular. Japonya’da en üst düzey şirketleri hayat boyu istihdam uygulaması kullanmakta ve personel maliyetleri bir tesisi koruma maliyeti gibi sabit kabul edilebilmektedir.
ABD’de ise ekonomik şartlara göre çalışan sayısı zaman içinde artıp azalabileceği için personel maliyetleri değişken kabul edilebilir. Özet olarak, her iki ülkede ortak bir yaklaşıma doğru gidilmektedir. Japon şirketleri ciddi bir buhran döneminde faaliyet masraflarının azaltılması gerektiğine ve çalışan sayısında bir azaltma gerekeceğine inanırlar.
ABD’ de ise sanayiciler istihdam düzeyindeki sık artış ve azalışların sebep olduğu dağılma maliyetini kabul ederler. İstihdam düzeylerini istikrara kavuşturmak ve ciddi durumlar halinde daha az değişiklik yapmak için çaba harcanmaktadır.
Uzun vadeli araştırmalar için fon harcamaları ile ilgili fikir ayrılıkları mevcuttur. Acil ihtiyaçlar ile uzun vadeli olanlar arasında tercihler yapmak gereklidir. Ancak bunu tamamen sayısal bir yolla yapmak genellikle imkânsızdır.
Yeni bir teknoloji iyi araştırmanın değerini ilk aşamalarında tahmin etmek, bir prototip yapma zamanını yarı yarıya azaltan yeni bir mühendislik aletinin değerini bulmak çok zordur. Aynı zamanda her şirket elindeki fonların kısıtlılığını yaşar.
Bazen uzun vadeli bir araştırmayı erteleyerek kısa vadeli problemi çözmek mümkündür. Bu örnekler bütçe oluşturmada hem her grubun kısıtlarını kabul eden hem planı gerçekçi olarak destekleyen ayrıca şirketin koyduğu toplam harcama sınırlarını yansıtan bir bütçeler seti oluşturmanın ne kadar karmaşık olduğunu göstermektedirler.
Ancak eğer teknik ekip istikrarlı ve öngörülebilir bir çevrede faaliyet gösterebiliyorsa bu topluluk en verimli sonuçları sağlayabilir. Hedeflerin sürekli değişmesi, programların yenilenmesi ve çabaların yeniden tahsisi son derece moral bozucu olmaktadır.
Döviz getiren, satılabilir malın temelinde rekabet gücü yüksek yeni teknoloji yatmakta olduğundan ülkeler milli gelirlerinin %3 üne varan oranlarda kaynakları teknolojiye aktarmaktadırlar. Türkiye’de de son yıllarda ulusal buluş ve yeni teknoloji geliştirme ile ilgili çalışmalarda hareket gözlenmektedir. Özellikle TÜBİTAK ve KOSGEB, Ar-Ge projeleri, için önemli ölçüde destek sağlamaktadır.
Makale: Alper Coplugil
